Die Aufforderung zum Datenlöschen

Es kommt immer häufiger vor – Betroffene machen von Ihrem Recht auf Datenlöschen Gebrauch. Die DSGVO gibt Ihnen ein unmissverständliches Mittel an die Hand. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie mit einem solchen Ersuchen professionell umgehen.

1. Speicherorte Identifizieren: Zunächst gehen Sie wie bei einem Auskunftsersuchen vor.

Im ersten Schritt müssen Sie feststellen, wo Daten über die Person gespeichert sind (Speicherorte).
Einhergehend mit der Löschungsersuchen muss festgestellt werden, welche Daten von einer Person in welchen Systemen und Dokumenten gespeichert sind. Da können schnell ein paar Speicherorte sein, daher ist es auch so wichtig, ein transparentes und stringentes Speicherkonzept zu verfolgen!

Im Prinzip sind hier auch Back Ups betroffen:
Daten befinden sich in der Regel auch in Back Ups – und ja, auch aus diesen sollten die Daten gelöscht werden.

2. Vollständige Löschung möglich? Aufbewahrungsfristen?

Im zweiten Schritt muss festgestellt werden, ob die Daten vollständig gelöscht werden können, oder ob beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen gegen eine Löschung sprechen. Wenn der Name und die Adresse in einer Rechnung auftauchen, können Sie diese selbstverständlich nicht vor Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen.

Einschränkung der Verarbeitung – wenn das Löschen (noch) nicht möglich ist

Insofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Löschung unmöglich machen, erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung (früher auch Sperrung genannt). Das bedeutet, die Daten verbleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Ihnen, dürfen aber nur für diesen einen Zweck verarbeitet werden. Für alle anderen Zwecke sind die Daten gesperrt, das muss technisch und organisatorische sicher gestellt sein.

Muster im Downloadcenter verfügbar

Im Downloadcenter finden Sie ein Muster für ein Löschungsersuchen mit vorkonfigurierten Textblöcken, aus denen Sie die passenden verwenden können. Beispielsweise müssen Sie informieren, wenn die Daten aus oben genannten Gründen nicht noch vollumfänglich gelöscht werden können und eine Einschränkung greift.